Văn phòng điện tử eOffice: Hiệu quả trong quản lý, điều hành trên môi trường mạng

Năm 2009, Sở Thông tin và Truyền thông (TT&TT) Điện Biên và một số đơn vị trong tỉnh được coi là đơn vị đi đầu trong việc triển khai áp dụng thử nghiệm văn phòng điện tử (eOffice) của tỉnh. Sau 5 năm hoạt động, văn phòng điện tử (eOffice) đã thể hiện được những tính năng ưu việt trong việc xây dựng một văn phòng không giấy tờ tại một số cơ quan, đơn vị. Các cấp lãnh đạo có thể điều hành cơ quan từ xa, mọi lúc mọi nơi và quản lý các công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch; tạo môi trường công việc dân chủ, công khai… Mặt khác, đối với chuyên viên sẽ tiện lợi trong quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý; đồng thời nắm bắt nhanh các công việc của lãnh đạo giao; dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân và có thể trực tiếp trao đổi thông tin với đồng nghiệp.Quy trình làm việc trên văn phòng điện tử (eOffice) đều được khép kín và thực hiện trên môi trường mạng. Các loại văn bản đến đều được văn thư số hóa, cập nhập chuyển đến lãnh đạo xử lý và giao việc cho các phòng chuyên môn. CBCC, VC căn cứ vào nội dung chỉ đạo dự thảo văn bản theo chức năng nhiệm vụ, duyệt qua lãnh đạo phòng sau đó trình các cấp lãnh đạo xem xét phê duyệt.Không những vậy, đối với các ý kiến chỉ đạo nội bộ như triệu tập cuộc họp, văn bản của phòng chuyên môn dự thảo lấy ý kiến của các phòng liên quan…thì chỉ ngay sau khi phát hành CBCC, VC đã nhận được chỉ đạo để triển khai. Hơn nữa, phần mềm còn có tính năng cho phép người sử dụng gửi nhận các file văn bản trực tiếp mà không phải mất thêm thời gian đính kèm; tự động nhắc các loại văn bản với các cấp độ như văn bản thường, văn bản khẩn cấp, văn bản hỏa tốc… Nên lãnh đạo các đơn vị có thể theo dõi các văn bản đến của cơ quan hằng ngày và xác định ưu tiên thứ tự xử lý, hạn chế tồn đọng, quá hạn văn bản. /uploads/news/2013_10/cbo-van-thu-dang-tien-hanh-so-hoa-vb-den.jpg Cán bộ văn thư sở TT&TT đang thực hiện việc số hóa văn bản đến Trao đổi với chúng tôi, một nhân viên văn thư, cho biết “Để tìm một báo cáo đã ban hành trước đó vài năm thì phải mất ít nhất 30 phút để vào kho lưu trữ tìm lại, bây giờ chưa đầy một phút tra cứu trên hệ thống có thể tìm được ngay. Bên cạnh đó, việc thống kê tổng số văn bản đi, văn bản đến, phân loại văn bản như mong muốn cũng rất nhanh và thuận tiện”. Việc đi đầu áp dụng CNTT vào công tác chỉ đạo, điều hành, Sở TT&TT Điện Biên còn đóng vai trò cơ quan thường trực Ban Chỉ đạo CNTT của tỉnh và đã chủ động tham mưu cho UBND tỉnh ban hành nhiều chương trình, dự án, văn bản chỉ đạo các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh về đẩy mạnh ứng dụng CNTT, áp dụng phần mềm văn phòng điện tử (eOffice) nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành phục vụ người dân và doanh nghiệp. Tính đến nay, Sở TT&TT tỉnh Điện Biên đã chỉ đạo Trung tân CNTT-TT (trực thuộc sở) chuyển giao phần mềm văn phòng điện tử (eOffice) cho 15 cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; trong đó 12 cơ quan cấp sở, ngành và 4 đơn vị cấp huyện. Ngoài ra, Sở còn gửi lấy ý kiến 258 phiếu thăm dò, đánh giá của CBCC, VC tại 7 cơ quan, đơn vị đang sử dụng nhằm nắm bắt sự hài lòng trong việc ứng dụng phần mềm Văn phòng điện tử (eOffice). Nhìn chung cán bộ CCVC đều đánh giá cao về tính năng, chức năng, sự tiện dụng, thân thiện, hiệu quả thông qua việc ứng dụng phần mềm eOffice mang lại. Anh Vũ Trọng Nghĩa, Phó trưởng Phòng Đào tạo, Trung tâm CNTT&TT trực thuộc Sở TT&TT Điện Biên, cho biết “Ứng dụng văn phòng điện tử trong quản lý, chỉ đạo điều hành rất thuận tiện và minh bạch. Lãnh đạo cơ quan đi vắng có thể uỷ quyền cho cấp dưới, song các văn bản xử lý vẫn được hiển thị trên hệ thống của người ủy quyền và lãnh đạo vẫn có thể giám sát toàn bộ hoạt động của cơ quan, đơn vị qua máy tính đã cài đặt phần mềm và có truy cập internet. Tuy nhiên, để ứng dụng và vận hành tốt văn phòng điện tử (eOffice), các cơ quan, đơn vị phải có hạ tầng mạng nội bộ, đường truyền internet và thiết bị kết nối đồng bộ, có hệ thống đảm bảo an toàn an ninh thông tin để phòng chống virus, spam… Và nhất là mỗi cá nhân phải được trang bị máy tính”. Từ thực tế triển khai văn phòng điện tử (eOffice) tại Sở TT&TT Điện Biên và một số cơ quan đơn vị trong tỉnh đã khẳng định việc CCHC và ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành có mối quan hệ chặt chẽ, không thể tách rời. Một mặt nó làm thay đổi tư duy cũ, tạo thói quen làm việc hiện đại, chuyên nghiệp; mặt khác giúp đội ngũ cán bộ, CCVC từng bước khai thác sâu các tính năng phần mềm văn phòng điện tử (eOffice). Và như vậy, văn phòng điện tử không chỉ góp phần hiện đại hóa nền hành chính mà còn nâng cao chất lượng nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu công việc trong thời kỳ công nghiệp hóa - hiện đại hóa.