Thực trạng và khó khăn Việc áp dụng hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của các cơ quan hành chính Nhà nước

Theo báo cáo của Ban đánh giá sự phù hợp Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tính đến hết tháng 5 năm 2009 đã có 712 cơ quan hành chính Nhà nước của 57 tỉnh thành phố được cấp Giấy chứng nhận Hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 hiện nay là TCVN ISO 9001:2008 Đến thời điểm hiện nay tỉnh Điện Biên là một trong 6 tỉnh trên cả nước chưa có cơ quan hành chính được cấp giấy chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Ngày 30/9/2009 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 118 sửa đổi bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước Theo đó đến ngày 31/12/2012 các bộ cơ quan ngang bộ cơ quan thuộc Chính phủ phải hoàn thành việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đối với toàn bộ hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân tổ chức đến ngày 31/12/2013 UBND cấp tỉnh cấp huyện và các cơ quan chuyên môn trực thuộc phải hoàn thành việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình khung do Bộ Khoa học và Công nghệ xây dựng và công bố Thực hiện nội dung trên ngày 31/12/2009 UBND tỉnh Điện Biên đã ban hành Quyết định số 2397/QĐ-UBND ban hành kế hoạch triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh Đối tượng phải xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 bao gồm Văn phòng UBND tỉnh các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh các chi cục trực thuộc cơ quan chuyên môn của tỉnh UBND các huyện thị xã thành phố các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện Thời gian qua Sở Khoa học và Công nghệ thực hiện Dự án Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 tại một số cơ quan quản lý Nhà nước tỉnh Điện Biên Trong đó áp dụng thí điểm hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với 06 cơ quan/đơn vị gồm Văn phòng UBND tỉnh UBND thành phố Điện Biên Phủ Sở Khoa học và Công nghệ Sở Nội vụ Sở Tài Chính Sở Kế hoạch và Đầu tư Đến nay hệ thống quản lý chất lượng đã được xây dựng và vận hành Từ đó là cơ sở cho hoạt động đánh giá chứng nhận việc vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nhằm tìm kiếm sự phù hợp để chứng nhận và tìm cơ hội để cải tiến hệ thống quản lý chất lượng trong thời gian tới Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính sẽ mang lại một số tác dụng cơ bản đó là Các quy trình xử lý công việc được tiêu chuẩn hóa theo hướng khoa học hợp lý đúng luật minh bạch và công khai người đứng đầu kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan để có chỉ đạo kịp thời nâng cao hiệu lực và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công theo mục tiêu cải tiến thường xuyên đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn củng cố được lòng tin cải thiện mối quan hệ và hình ảnh của cơ quan hành chính Nhà nước đối với tổ chức và công dân Bên cạnh đó còn có các lợi ích cụ thể trong nội bộ cơ quan đó là Tạo cơ hội xác định rõ người rõ việc nâng cao hiệu suất giải quyết công việc đồng thời có được cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức viên chức lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ ủy thác trách nhiệm nhiều hơn cho cấp thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tư cho công tác phát triển cơ quan Tuy nhiên việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước gặp không ít khó khăn Thứ nhất phải thay đổi toàn bộ cách thức và phương pháp làm việc cũ ISO 9001yêu cầu mọi thứ đều phải được viết thành văn bản và tuân thủ một cách nhất quán Vì vậy việc chuyển từ chỗ làm việc tự do thoải mái sang một phương pháp làm việc khoa học theo những quy trình chặt chẽ là điều rất khó khăn Thứ hai chuẩn hóa và văn bản hóa hệ thống chất lượng Để áp dụng ISO đầu tiên phải soạn thảo hệ thống các văn bản hoạch định hệ thống quản lý chất lượng Sau đó phải thường xuyên ghi chép lập hồ sơ chất lượng một cách nghiêm túc theo đúng các quy định đã đề ra Tuy nhiên việc văn bản hóa quá trình làm việc nếu thái quá sinh ra bệnh giấy tờ bệnh quan liêu mà ta đang phải cải cách hành chính để giảm bớt các thủ tục các giấy tờ không cần thiết Thứ ba trong hiểu biết và định hướng khi áp dụng ISO ISO 9001 là bộ tiêu chuẩn rất cô đọng và chung chung vì nó áp dụng cho nhiều ngành nên từng ngành không biết mình phải làm cụ thể như thế nào Trong khi đó việc hiểu biết công tác quản lý Nhà nước của chuyên gia tư vấn còn hạn chế nên khi tư vấn còn gặp nhiều khó khăn Thứ tư lãnh đạo có vai trò quyết định Lãnh đạo không chỉ ra lệnh chỉ đạo thực hiện mà còn phải trực tiếp tham gia cùng mọi người trong vị trí ở quy trình làm việc Lãnh đạo phải hiểu rõ về ISO Tuy nhiên trong thực tế nhiều người còn chưa biết rõ ISO Để việc áp dụng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trên địa bàn tỉnh đảm bảo có hiệu quả đúng quy định về lộ trình thời gian trước hết đòi hỏi phải có sự quyết tâm cam kết của lãnh đạo về thực hiện ISO có sự cung cấp nguồn lực xây dựng tài liệu thích hợp kịp thời và một việc không thể thiếu đó là sự tham gia hưởng ứng của mọi người