Hiệu quả ứng dụng phần mềm eOffice

Từ chức năng nhiệm vụ việc giải quyết các văn bản giấy tờ liên quan đến công việc hàng ngày của sở khá nhiều đòi hỏi phải nhanh chóng kịp thời đáp ứng cho việc cải cách hành chính tại cơ quan Nhiều năm trước công tác quản lý công văn đi đến còn mang tính thủ công mỗi khi có văn bản đến theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc văn thư phải photocopy để gửi đến các phòng chuyên môn trong cơ quan theo quy định làm ảnh hưởng nhiều đến thời gian xử lý cập nhật các văn bản giấy tờ và công tác chỉ đạo điều hành của Ban Giám đốc Tháng 8/2009 sau khi tham khảo nhiều nơi về phần mềm ứng dụng vào công tác văn phòng và chỉ đạo điều hành tại cơ quan Ban Giám đốc Sở thông tin và Truyền thông quyết định triển khai dùng thử phần mềm eOffice tại Sở TT&TT Đây là phần mềm trao đổi thông tin điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt văn bản hồ sơ công việc trực tuyến qua mạng do trung tâm An ninh mạng đại học bách khoa nghiên cứu xây dựng với các tính năng như Gửi nhận email thông báo trong cơ quan tới từng cá nhân CBCC VC tới nhóm tới lãnh đạo các phòng chuyên môn chỉ đạo xử lý qua mạng lãnh đạo đơn vị và CBCC VC có thể hội thoại nhắn tin gửi file trực tiếp trưng cầu ý kiến của CBCC VC Đồng thời trên hệ thống này cán bộ chuyên viên có thể tạo duyệt các văn bản giấy tờ theo những chu trình luồng công việc được giao Đặc biệt khi đi công tác thông qua máy tính xách tay và mạng internet lãnh đạo và chuyên viên vẫn có thể cập nhật công việc và tác nghiệp thông qua eOffice Sau hơn 2 năm ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử eOffice tại Sở TT&TT đã đạt được nhiều kết quả bước đầu làm thay đổi tư duy làm việc từ lãnh đạo cho đến CBCC VC xóa bỏ được tâm lý ngại tiếp cận tin học của một số cán bộ cao tuổi Đến nay việc sử dụng phần mềm eOffice đối với các đồng chí lãnh đạo và chuyên viên trong công tác quản lý điều hành công tác tham mưu tổng hợp đã sử dụng thành thạo hiệu quả Đáp ứng kịp thời cho việc lãnh đạo chỉ đạo điều hành của Ban Giám đốc Thông qua phần mềm eOffice chất lượng các văn bản tham mưu thường xuyên được rà soát kiểm tra kỹ hạn chế đến mức thấp nhất sai sót về thể thức văn bản cũng như nội dung Các văn bản giấy tờ tham mưu cho Ban Giám đốc của các phòng chuyên môn được giải quyết nhanh gọn việc in ấn tài liệu dùng cho các cuộc họp cơ quan cũng được tiết kiệm triệt để tránh lãng phí không cần thiết