Sở TT&TT: Tập huấn sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử - eOffice

Sau hơn 6 tháng sử dụng với sự chỉ đạo quyết liệt của Lãnh đạo Sở việc ứng dụng phần mềm eOffice đã mang lại hiệu quả rõ rệt trong công tác cải cách hành chính và đã tạo ra một phong cách làm việc mới hiện đại trong Sở Đến nay hầu hết CBCC trong Sở tại các vị trí đã sử dụng tương đối thành thạo các chức năng của phần mềm eOffice trong quản lý và điều hành công việc trên mạng Hiện nay tất cả các văn bản đến đi văn bản nội bộ văn bản dự thảo của cơ quan của các tổ chức đoàn thể trong Sở đều được luân chuyển trên đường mạng Việc phân văn bản đến của lãnh đạo trình duyệt văn bản đi của chuyên viên lãnh đạo phòng đều được thực hiện trên môi trường mạng theo một chu trình khép kín Sau hơn 6 tháng sử dụng đến nay theo thống kê của phần mềm Sở Thông tin và Truyền thông đã nhận được 944 văn bản đến Năm 2009 574 năm 2010 369 và 241 văn bản đi Năm 2009 118 Năm 2010 123 Việc ứng dụng phần mềm eOffice đã mang lại hiệu quả rõ rệt trong ông tác của quản lý và điều hành của Sở việc quản lý tìm kiếm tra cứu công văn giấy tờ giờ đây được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng chỉ sau vài thao tác kích chuột các công việc gây mất thời gian trước đây như thông báo họp trao đổi công việc giữa các phòng ban giữa các CBCC trong cơ quan quản lý công việc nhắc việc giờ đây được thực hiện đơn giản dễ dàng thông qua hệ thống Văn phòng điện tử mọi công việc đều được lãnh đạo chỉ đạo liên tục không phụ thuộc vào việc lãnh đạo Sở ở nhà hay đi vắng Tại buổi tập huấn các chuyên gia của Công ty an ninh mạng Bkis đã hướng dẫn và giải đáp thêm những chức năng của phần mềm và những vướng mắc của người dùng trong quá trình sử dụng Công ty An ninh mạng Bkis cũng cam kết sẽ tiếp tục tập trung nhân lực nghiên cứu phát triển phần mềm eOffice ngày càng có nhiều tính năng ưu việt và tiện dụng hơn nữa trong thời gian tới Đồng chí Chu Xuân Trường Giám đốc Sở TT&TT đã đánh giá cao những hiệu quả mà phần mềm eOffice mang lại những nỗ lực cố gắng của toàn thể CBCC Sở TT&TT trong việc ứng dụng có hiệu quả phần mềm eOffice và đề nghị các phòng chuyên môn toàn thể CBCC nghiêm túc học tập sử dụng thành thạo hiệu quả các tính năng của phần mềm đ.c giao Phòng CNTT có tham mưu xây dựng Quy chế quản lý và điều hành của mạng tại Sở Đ.c Giám đốc cũng đề nghị Công ty An ninh mạng Bkis tiếp tục phối hợp hỗ trợ chuyển giao phần mềm eOffice bổ sung sửa đổi một số tính năng cho phù hợp Với giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt thân thiện với người dùng và rất dễ sử dụng khả năng tạo thay đổi luồng xử lý công việc mềm dẻo cho phù hợp với quy trình thực tế tại từng cơ quan đơn vị có thể tạo nhiều quy trình xử lý khác nhau trên cùng một hệ thống như tạo các quy trình xử lý văn bản khác nhau của cơ quan chi bộ công đoàn chi đoàn tòa soạn báo ban biên tập tích hợp hệ thống thư điện tử quản lý giao việc nhắc việc rõ ràng tạo lập hồ sơ cá nhân tìm kiếm tra cứu văn bản theo nhiều tiêu chí khác nhau ngoài ra phần mềm có nhiều tính năng tiện ích khác trợ giúp cho quá trình quản lý và điều hành như hệ thống hội thoại bằng âm thanh hình ảnh tạo lập lịch làm việc cá nhân liên kết tự động tải tin tức từ các trang báo trên mạng thông báo bằng tin nhắn SMS qua điện thoại di động Đặc biệt là tạo ra khả năng truy cập quản lý và điều hành từ xa qua mạng Internet eOffice đang hướng tới khả năng một Văn phòng không người nhưng ở đó mọi công việc vẫn diễn ra bình thường và khả năng liên thông trao đổi dữ liệu giữa các cơ quan đơn vị với nhau ở đó khi áp dụng eOffice văn bản đi của đơn vị này sẽ là văn bản đến của đơn vị khác sẽ góp phần hạn chế tối đa việc luân chuyển văn bản giấy và thông tin chỉ đạo được nhanh chóng kịp thời Một trong những yêu cầu quan trọng hàng đầu trong việc ứng dụng CNTT xây dựng Chính phủ điện tử hiện nay là vấn đề an ninh bảo mật hệ thống cũng đã được quan tâm và xử lý khá triệt để trong eOffice đó là khả năng phân quyền rõ rệt đến từng người sử dụng và tính năng bảo mật theo địa chỉ vật lý của card mạng máy tính địa chỉ MAC chỉ cho phép 1 hoặc 1 số máy tính định trước có thể truy cập được vào hệ thống khiến cho người dùng không phải lo lắng trong việc để mất hay để lộ mật khẩu sử dụng của mình người dùng eOffice cũng luôn nhận được sự hỗ trợ liên tục của các chuyên gia hàng đầu về CNTT của Trung tâm an ninh mạng Bkis về mọi vấn đề trong quá trình sử dụng phần mềm Theo đánh giá của các chuyên gia hàng đầu về CNTT thì với những tính năng vượt trội của phần mềm eOffice mà các phần mềm khác hiện nay chưa thể đáp ứng được thì eOffice có thể là công cụ giúp biến giấc mơ Chính phủ điện tử thành hiện thực